Štampač ili multifunkcijski uređaj za malu kancelariju: izbor prema potrebama i troškovima

Kada je dovoljan samo štampač

Samostalni štampač odgovara kancelariji u kojoj većina dokumenata stiže elektronski, a štampaju se računi, ugovori, otpremnice i interni materijali. Ako je skeniranje potrebno nekoliko puta mesečno i odgovarajući skener već postoji, dodatne funkcije multifunkcionalnog uređaja mogu ostati neiskorišćene.

Pri izboru je važnije proceniti obim štampe, potrošni materijal i način povezivanja. Za više radnih mesta praktičan je uređaj sa Ethernet ili Wi-Fi vezom, dostupan preko kancelarijske mreže. Automatska obostrana štampa smanjuje potrošnju papira i uklanja potrebu da zaposleni ručno okreću listove.

Brzina takođe treba da odgovara načinu rada. Kod manjih zadataka važno je vreme do izlaska prve stranice. Pri štampanju većeg broja stranica veći značaj imaju brzina štampe, kapacitet fioka i ređa dopuna papira.

U ovom slučaju samostalni štampač omogućava da se budžet usmeri na potrebne mogućnosti štampe. Ipak, on nije nužno jeftiniji od svakog multifunkcionalnog uređaja: treba porediti uređaje odgovarajuće klase. Ako je potrebno kupiti i zaseban skener, računa se cena celokupne opreme.

Kada multifunkcionalni uređaj opravdava doplatu

Multifunkcionalni uređaj je korisniji kada kancelarija svakodnevno obrađuje papirna dokumenta. Računovodstvo skenira knjigovodstvenu dokumentaciju, menadžeri čuvaju potpisane ugovore, a zaposleni prave kopije za klijente i internu arhivu.

Ovde je važan način skeniranja. Kod ravnog skenera svaki list se postavlja ručno, dok automatski ulagač dokumenata omogućava obradu više listova odjednom. Za obostrane originale posebno proverite da li uređaj podržava automatsko obostrano skeniranje: sam ulagač ne garantuje ovu funkciju. Na primer, HP LaserJet Pro MFP 3103fdw, prikazan na kartici proizvoda ispod, ima automatski ulagač dokumenata, ali ne podržava automatsko obostrano skeniranje.

Na primer, računovodstvo redovno skenira veće količine jednostranih dokumenata. Kod ravnog skenera zaposleni mora ručno da menja svaki list. Sa automatskim ulagačem dokumenata dovoljno je da ubaci sve listove i pokrene skeniranje. U takvoj kancelariji doplata za multifunkcijski uređaj sa automatskim ulagačem ima smisla jer smanjuje ručni rad.

Proverite da li multifunkcijski uređaj podržava slanje skeniranih dokumenata tamo gde su vam potrebni: na računar, u mrežnu fasciklu ili e-poštom. Od toga zavisi koliko će zaposlenima biti lako da preuzimaju i čuvaju dokumente.

Doplatu za multifunkcionalni uređaj najbolje je proceniti prema učestalosti skeniranja i vremenu koje se troši na ručnu obradu. Pri svakodnevnoj upotrebi dodatne funkcije mogu opravdati trošak. Ako je skener potreban nekoliko puta godišnje, manje je razloga za doplatu.

Kvar jednog multifunkcionalnog uređaja može istovremeno zaustaviti štampanje, skeniranje i kopiranje. Ako su ove operacije ključne za rad, potrebno je unapred obezbediti rezervno rešenje.

Štampač i multifunkcionalni uređaj: poređenje funkcija i načina upotrebe

Štampanje na multifunkcionalnom uređaju nije nužno jeftinije ili skuplje nego na samostalnom štampaču. Razlika zavisi od karakteristika uređaja i potrošnog materijala. Zato se prvo bira potrebna vrsta uređaja, a zatim porede troškovi korišćenja.

Kako izračunati cenu po stranici

Osnovna formula za potrošni materijal glasi:

Trošak potrošnog materijala po stranici = cena potrošnog materijala ÷ deklarisani broj stranica.

Cene i deklarisani kapaciteti u primerima ispod služe kao ilustracija i ne odnose se na modele prikazane u karticama proizvoda.

Ako kertridž košta 6.000 RSD i ima deklarisani kapacitet od 3.000 stranica, trošak iznosi 2 RSD po stranici samo za potrošni materijal.

Deklarisani kapacitet meri se u određenim uslovima. Stvarni rezultat zavisi od sadržaja dokumenata i načina štampanja: stranice sa mnogo slika i teksta mogu trošiti više tonera ili mastila. Zato obračun daje okvir za planiranje budžeta, a ne garantovanu cenu svakog otiska.

Standardni potrošni materijal i varijanta većeg kapaciteta porede se istom formulom. Veći kapacitet sam po sebi ne znači nižu cenu po stranici.

Papir se računa zasebno. Pri obostranoj štampi dokument od deset stranica zauzima pet listova, ali i dalje ima deset odštampanih stranica.

Primer troškova uređaja i kertridža tokom tri godine

Pretpostavimo da kancelarija štampa 1.000 stranica mesečno: za tri godine to je 36.000 stranica.

Za ovaj primer uzmimo cenu uređaja od 25.000 RSD, kapacitet kertridža koji dolazi uz uređaj od 3.000 stranica i isti kapacitet narednih kertridža. Svaka zamena košta 6.000 RSD.

Nakon potrošnje kertridža koji dolazi uz uređaj potrebno je kupiti još 11. Ukupan trošak njihove nabavke iznosi 66.000 RSD.

U ovom ilustrativnom primeru, potrošni materijal košta 2,6 puta više od samog uređaja. Da biste izračunali budžet za svoju kancelariju, koristite aktuelne cene, deklarisani broj stranica koje možete odštampati priloženim kertridžom i očekivani obim štampanja. Uređaj i kertridži predstavljaju samo deo ukupnih troškova korišćenja.

Dodatno se računaju papir, električna energija i održavanje. Pre kupovine korisno je proveriti cenu dijagnostike i popravke, dostupnost rezervnih delova i rokove njihove isporuke.

Proverite da li model ima potrošne delove koji se menjaju odvojeno od kertridža, poput bubnja: njihova cena i vek trajanja takođe utiču na troškove.

Vreme zaposlenih procenjuje se zasebno. Multifunkcionalni uređaj može smanjiti ručni rad pri skeniranju, dok zastoj u radu opreme može odložiti obradu i izdavanje dokumenata.

Šta izabrati za vašu kancelariju

Samostalni štampač odgovara kancelariji u kojoj je glavni zadatak štampanje, a skeniranje je već rešeno ili je retko potrebno.

Multifunkcionalni uređaj je opravdan ako zaposleni redovno skeniraju i kopiraju dokumenta. Za obradu više listova koristan je automatski ulagač, a za obostrane originale odgovarajući režim skeniranja.

Pre poručivanja proverite obim štampe, potrebne funkcije i budžet za potrošni materijal.

Često postavljana pitanja

Koji mesečni obim štampe uzeti kao osnovu?

Pogledajte podatke za nekoliko uobičajenih meseci i posebno procenite periode povećanog obima. Oslonite se na obim koji proizvođač preporučuje za izabrani uređaj. Maksimalno mesečno opterećenje je drugačiji pokazatelj i ne treba ga posmatrati kao uobičajeni režim stalnog rada.

Ako kancelarija štampa nekoliko desetina stranica, velika brzina i fioke velikog kapaciteta mogu biti nepotrebne. Pri redovnom štampanju hiljada stranica važniji su kapacitet potrošnog materijala, održavanje i mogućnost da uređaj podnese povećanje obima.

Da li je kancelariji potrebna štampa u boji?

Ako je boja neophodna za materijale namenjene klijentima, grafikone ili radna dokumenta, to treba uzeti u obzir pre kupovine. Troškovi crno-bele štampe i štampe u boji porede se zasebno, uz sav potrošni materijal koji se koristi.

Ako su materijali u boji retko potrebni, vredi uporediti nabavku uređaja za štampu u boji sa naručivanjem tih poslova u štampariji.

Da li zamenski potrošni materijal može smanjiti troškove?

Ova opcija može se razmotriti nakon potvrde kompatibilnosti sa konkretnim uređajem. Važna su ograničenja proizvođača, vrsta čipa i uticaj ažuriranja firmvera. Kod nekih uređaja samo prisustvo čipa ne garantuje da će kertridž raditi.

Pri poređenju se uzimaju u obzir cena, deklarisani kapacitet i uslovi podrške dobavljača. Ušteda se procenjuje uz troškove eventualnog ponovnog štampanja i zastoja u radu.