Пошаговое решение
Во многих проектах малых и средних предприятий к работе естественным образом привлекаются несколько команд. Отдел закупок выбирает оборудование, отдел эксплуатации подготавливает помещения, внутренний ИТ-отдел проверяет совместимость, а монтажники присоединяются к процессу по мере приближения даты развертывания.
Такая структура работает наиболее эффективно, когда один человек или партнер отвечает за внедрение проекта от начала до конца. Ответственный за внедрение связывает коммерческую, техническую и операционную части проекта, чтобы решения принимались в правильном порядке.
Более эффективная модель предполагает назначение одного ответственного за внедрение еще до заказа оборудования. Этот человек определяет объем работ, сроки, зависимости, этапы развертывания, критерии приемки и пути эскалации.
Это создает более четкую связь между тем, что закупается, где это будет установлено, как будет настроено и как будет осуществляться поддержка пользователей. С точки зрения бизнеса это сокращает объем доработок, ускоряет внедрение и снижает совокупную стоимость владения.
2. Завершить настройку офисной сети до поступления пользовательских устройств
Это одно из важнейших условий в любом проекте по оснащению офиса оборудованием.
Оборудование работает наиболее эффективно, когда базовая инфраструктура готова до начала развертывания.
Если подготовка коммутаторов, маршрутизаторов, Wi-Fi, кабельной разводки, телефонной связи или систем мониторинга еще не завершена, даже высококачественные устройства могут потребовать дополнительного времени на настройку, чтобы обеспечить оптимальный пользовательский опыт с первого дня. Пользователи не проводят разграничения между проблемами с конечными устройствами и проблемами с сетью. Они оценивают только то, готово ли рабочее место к поддержке их работы.
Именно поэтому услуги по настройке офисной сети должны быть завершены до ввода в эксплуатацию первого рабочего места.
В ITmathics именно на этом этапе проектирование и создание сетей приобретают решающее значение. Они обеспечивают физическую и логическую основу сети, необходимую для эксплуатации, благодаря чему конечные устройства развертываются в среде, уже подготовленной для их поддержки.
3. Стандартизировать развертывание корпоративного оборудования до начала установки
Управлять внедрением становится проще, если перед началом развертывания стандартизировать конфигурацию рабочих мест. Лучше всего определить конфигурации рабочих мест до начала установки.
Например: стандартная офисная рабочая станция, конфигурация для гибридного пользователя и специализированный пакет для конкретных должностных задач.
Это дает отправную точку для отделов закупок, монтажных и сервисных команд.
В каждом пакете можно определить ожидаемый тип устройства, док-станцию, настройку монитора, гарнитуру, требования к телефонии, доступ к принтеру, профиль пользователя, а также любые приложения или разрешения, специфичные для конкретной должности.
Это делает развертывание корпоративного оборудования более быстрым и предсказуемым, поскольку установщики работают по шаблонам, а не с исключениями. Для руководителей малых и средних предприятий результат очевиден: меньше предотвратимых ошибок, меньшая нагрузка на службу поддержки и более масштабируемая модель развертывания.
4. Организовать установку, проверку и сдачу в эксплуатацию в рамках единого рабочего процесса
Офис не готов только потому, что оборудование уже доставлено. Он будет готов, когда сотрудники смогут работать без перебоев с самого первого дня. Для этого установка, тестирование и сдача в эксплуатацию должны управляться как единый рабочий процесс.
Устройства должны быть правильно установлены, необходимо проверить подключение, а печать и телефонную связь — протестировать на соответствие заданным критериям приемки. Наилучшие результаты достигаются, когда эти этапы рассматриваются как единая контролируемая последовательность, а не как отдельные задачи.
Установка подтверждает, что аппаратное обеспечение физически готово.
Валидация подтверждает, что рабочее место функционирует так, как и предполагалось.
Сдача в эксплуатацию подтверждает, что пользователи и группы поддержки знают, что было предоставлено и как это следует обслуживать.
На практике само оборудование, как правило, является лишь одной из составляющих конечного результата. Более значимый результат достигается за счет контроля за внедрением.
5. После запуска не выводить планирование поддержки и инфраструктуры за рамки проекта
Многие компании считают внедрение завершенным после установки последнего конечного устройства. На самом деле именно в этот момент в рабочей среде начинает проявляться, насколько хорошо был подготовлен проект.
Как только пользователи приступают к работе, в ходе повседневного использования могут выявиться несоответствия в профилях, конфликты доступа, различия в производительности и узкие места в рабочих процессах, которые предварительные проверки перед запуском могут не полностью выявить. Если стабилизация запланирована с самого начала, эти проблемы можно устранить быстро и систематически.
Именно поэтому решения в области инфраструктуры должны оставаться в сфере ответственности с самого начала. ITmathics поддерживает офисные проекты не только на этапе развертывания, но и на более широком инфраструктурном уровне, обеспечивающем стабильность рабочей среды в долгосрочной перспективе: планирование серверов и систем хранения данных, интеграция с облачными средами, проектирование отказоустойчивости, логика мониторинга и требования к обеспечению непрерывности работы.
Внедрение ИТ-решений в офисе: краткий обзор основных требований
Слой развертывания | Требования к готовности | Бизнес-риск в случае отсутствия | Роль службы ITmathics |
Управление | Один ответственный за внедрение, объем работ, график, критерии приемки | Задержки, переделки, неясная ответственность | Планирование и координация внедрения |
Сеть | Коммутация, маршрутизация, Wi-Fi, структурированная кабельная разводка, телефония, мониторинг | Простои и нестабильная работа | Проектирование и создание сетей |
Развертывание | Стандартизированные профили рабочих мест и последовательность установки | Медленное внедрение и несогласованная настройка | Планирование развертывания корпоративного оборудования |
Ввод в эксплуатацию | Тестирование, приемка и проверка готовности к эксплуатации | Неудачная передача и пиковые нагрузки на службу поддержки | Координация и проверка установки |
Стабилизация | Поддержка после запуска и порядок эскалации | Скрытые затраты на поддержку и длительные перебои в работе | Поддержка и техническое обслуживание |
Инфраструктура | Серверы, системы хранения данных, облачные технологии, требования к отказоустойчивости и непрерывности работы | Ограничения масштабируемости и уязвимость операционной деятельности | Решения для инфраструктуры |
Что обеспечивает успех внедрения офисного оборудования?
Успешное внедрение офисного оборудования, как правило, зависит от модели внедрения, а не только от самого оборудования.
Во-первых, процесс закупки работает наиболее эффективно, когда он тесно связан с внедрением. Решения по выбору оборудования должны учитывать последовательность установки, сетевые требования, модель технической поддержки и пользовательскую среду.
Во-вторых, уровень обслуживания следует планировать на раннем этапе. Если настройка сети, планирование инфраструктуры и стандарты развертывания определены до поступления устройств, офис будет лучше подготовлен к плавному переходу.
В-третьих, стандарты развертывания должны быть достаточно четкими, чтобы сократить ненужные отклонения. Стандартные профили рабочих мест ускоряют установку, упрощают поддержку и делают будущее масштабирование более предсказуемым.
В-четвертых, стабилизацию следует рассматривать как часть проекта, а не как добавку. Поддержка после запуска помогает превратить внедрение из разовой установки в стабильную рабочую среду.
Я часто советую клиентам рассматривать этот вопрос с точки зрения затрат, а не с точки зрения закупок.
Каждый из этих факторов способствует снижению совокупной стоимости владения не потому, что само оборудование меняется, а потому, что офис получает уровень управления, необходимый для обеспечения стабильной работы оборудования.
Прежде чем начать
Не следует рассматривать аппаратное обеспечение как проект в целом. Рассматривайте его как один из компонентов в рамках модели управляемых услуг.
Для малых и средних предприятий приоритетом является не просто покупка устройств. Важно убедиться, что офис готов к их внедрению благодаря правильному планированию, контролируемому развертыванию, готовности сети и поддержке после запуска. Именно этот уровень обслуживания предоставляет ITmathics в рамках планирования внедрения, проектирования и создания сетей, а также инфраструктурных решений.
Не устанавливайте оборудование самостоятельно. Привлеките наших экспертов по внедрению для обеспечения плавного перехода.
Закажите оценку внедрения у ITmathics, чтобы проверить готовность вашей сети, последовательность развертывания, логику установки и объем инфраструктуры до того, как аппаратное обеспечение станет проблемой для работы.
Часто задаваемые вопросы
Что входит в услуги по настройке офисной сети?
Они включают в себя подготовку, необходимую перед развертыванием пользовательских устройств: проектирование сети, логику коммутации и маршрутизации, планирование Wi-Fi, прокладку структурированной кабельной сети, подготовку к подключению телефонии, мониторинг и проверку готовности.
В компании ITmathics эти услуги входят в состав нашего направления «Проектирование и создание сетей».
Когда же на самом деле следует приступать к развертыванию корпоративного оборудования?
Только после того, как будут определены ответственное лицо за внедрение, стандарты рабочих мест и готовность сети.
Развертывание проходит наиболее успешно, когда оно осуществляется в уже подготовленной среде, а не используется для выявления отсутствующих зависимостей.
