Когда достаточно отдельного принтера
Отдельный принтер подходит офису, где документы преимущественно приходят в электронном виде, а на бумагу выводят счета, договоры, накладные и внутренние материалы. Если сканирование требуется несколько раз в месяц и уже есть подходящий сканер, дополнительные функции МФУ могут остаться невостребованными.
При выборе важнее оценить объём печати, расходники и подключение. Для нескольких рабочих мест удобно устройство с Ethernet или Wi-Fi, доступное через офисную сеть. Автоматическая двусторонняя печать уменьшает расход бумаги и избавляет сотрудников от ручного переворачивания листов.
Скорость тоже должна соответствовать работе. Для небольших заданий важно время выхода первой страницы. При больших заданиях большее значение имеют скорость печати, вместительные лотки и возможность реже добавлять бумагу.
В этом сценарии отдельный принтер позволяет сосредоточить бюджет на нужных возможностях печати. Но он не всегда дешевле любого МФУ: сравнивать нужно устройства подходящего класса. Если потребуется дополнительно покупать сканер, учитывается стоимость всей комплектации.
Когда МФУ оправдывает доплату
МФУ становится полезнее, когда бумажные документы проходят через офис ежедневно. Бухгалтерия сканирует первичные документы, менеджеры сохраняют подписанные договоры, сотрудники делают копии для клиентов и внутреннего архива.
Здесь важен способ сканирования. На планшетном сканере каждый лист размещают вручную, а автоподатчик позволяет обработать пачку документов. Для двусторонних оригиналов отдельно проверяйте автоматическое сканирование обеих сторон: наличие автоподатчика этого не гарантирует. Например, у HP LaserJet Pro MFP 3103fdw из карточки ниже автоподатчик есть, но автоматического двустороннего сканирования нет.
Например, бухгалтерия регулярно сканирует пачки односторонних документов. На планшетном сканере сотрудник меняет каждый лист вручную. С автоподатчиком он загружает пачку и запускает сканирование. В таком офисе доплата за МФУ с автоподатчиком оправдана сокращением ручной работы.
Проверьте, поддерживает ли МФУ нужный способ передачи сканов: на компьютер, в сетевую папку или по электронной почте. От этого зависит, насколько удобно сотрудникам будет получать и хранить документы.
Доплату за МФУ разумно оценивать через частоту сканирования и время ручной обработки. При ежедневном использовании дополнительные функции могут оправдать расходы. Если сканер нужен несколько раз в год, оснований для доплаты меньше.
При поломке одного МФУ офис может одновременно потерять печать, сканирование и копирование. Если эти операции критичны, заранее нужен резервный вариант.
Принтер и МФУ: сравнение функций и сценариев использования
МФУ не обязательно печатает дешевле или дороже отдельного принтера. Разницу определяют характеристики устройств и расходников. Поэтому сначала выбирают нужный формат, затем сравнивают стоимость его использования.
Критерий | Отдельный принтер | МФУ |
Печать | ✓ | ✓ |
Встроенные сканирование и копирование | ✕ | ✓ |
Автоподатчик документов | Не применимо | Зависит от модели |
Автоматическая двусторонняя печать | Зависит от модели | Зависит от модели |
Автоматическое двустороннее сканирование | Не применимо | Зависит от модели |
Сетевое подключение | Зависит от модели | Зависит от модели |
Стоимость страницы | Определяется расходниками и их ресурсом | Определяется расходниками и их ресурсом |
Дополнительное оборудование | Для сканирования нужен отдельный сканер | Сканер встроен |
Рекомендуемый сценарий | Преимущественно печать | Регулярная печать, сканирование и копирование |
Как посчитать стоимость страницы
Базовая формула для расходника:
Стоимость расходника на страницу = цена расходника ÷ заявленный ресурс.
Цены и ресурсы в примерах ниже условные и не относятся к моделям в карточках товаров.
При цене картриджа 6 000 RSD и ресурсе 3 000 страниц получается 2 RSD на страницу только за расходник.
Заявленный ресурс измеряется в определённых условиях. Фактический результат зависит от содержания документов и режима печати: страницы с плотными изображениями и текстом могут расходовать больше тонера или чернил. Поэтому расчёт даёт ориентир для бюджета, а не гарантированную цену каждого отпечатка.
Стандартный расходник и вариант увеличенной ёмкости сравнивают по одной формуле. Большая ёмкость сама по себе не доказывает более низкую стоимость страницы.
Бумага учитывается отдельно. При двусторонней печати документ из десяти страниц занимает пять листов, но остаётся десятью напечатанными страницами.
Пример затрат на устройство и картриджи за три года
Допустим, офис печатает 1 000 страниц в месяц: за три года получится 36 000 страниц.
Для примера примем цену устройства 25 000 RSD, ресурс комплектного картриджа 3 000 страниц и такую же ёмкость последующих картриджей. Каждая замена стоит 6 000 RSD.
После комплектного картриджа потребуется купить ещё 11. Расходы на их покупку составят 66 000 RSD.
Расчётный показатель | Сумма |
Покупка устройства | 25 000 RSD |
11 картриджей по 6 000 RSD | 66 000 RSD |
Устройство + расходники за три года | 91 000 RSD |
В этом условном примере расходники стоят в 2,6 раза дороже самого устройства. Для расчёта бюджета своего офиса подставьте актуальные цены, ресурс комплектного картриджа и ожидаемый объём печати. Покупка устройства и картриджей – только часть общей стоимости владения.
Дополнительно учитываются бумага, электроэнергия и обслуживание. До покупки полезно уточнить стоимость диагностики и ремонта.
Проверьте доступность деталей и сроки их поставки. Если у модели есть отдельно заменяемые расходные элементы, например фотобарабан, учитывайте их стоимость и ресурс.
Время сотрудников оценивается отдельно. МФУ может сокращать ручную работу при сканировании, а простой оборудования – задерживать обработку и выдачу документов.
Что выбрать для вашего офиса
Отдельный принтер подходит, если основная задача – печать, а сканирование уже организовано или требуется редко.
МФУ оправдано, если сотрудники регулярно сканируют и копируют документы. Для работы с пачками листов полезен автоподатчик, а для двусторонних оригиналов – соответствующий режим сканирования.
Перед заказом проверьте объём печати, нужные функции и бюджет на расходники.
Часто задаваемые вопросы
Какой месячный объём брать за основу?
Посмотрите статистику за несколько обычных месяцев и отдельно оцените пики. Ориентируйтесь на рекомендованный производителем объём выбранного устройства. Максимальная месячная нагрузка – другой показатель, который не следует воспринимать как нормальный постоянный режим.
Если офис печатает несколько десятков страниц, высокая скорость и большие лотки могут оказаться лишними. При регулярной печати тысяч страниц важнее ресурс расходников, обслуживание и запас возможностей.
Нужна ли офису цветная печать?
Если цвет необходим для клиентских материалов, диаграмм или рабочих документов, это учитывается до покупки. Расходы на чёрно-белые и цветные страницы сравниваются отдельно, с учётом всех используемых расходников.
Если цветные материалы нужны редко, стоит сопоставить покупку цветного устройства с заказом таких работ в типографии.
Можно ли снизить расходы совместимыми расходниками?
Такой вариант можно рассмотреть после подтверждения совместимости с конкретным устройством. Важны ограничения производителя, тип чипа и влияние обновлений прошивки. Для некоторых устройств наличие чипа само по себе не гарантирует работу картриджа.
При сравнении учитываются цена, заявленный ресурс и условия поддержки поставщика. Экономию оценивают с учётом возможных повторных отпечатков и простоев.
